PRIVACYVERKLARING

Deze privacyverklaring is an toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Bestelrent B.V., handelende onder de naam CoFleet (hierna: “CoFleet”), en geldt voor alle producten en diensten van CoFleet.

Bij CoFleet hechten wij veel waarde aan uw privacy. Wij gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en streven ernaar om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Hieronder informeren wij u onder meer over de categorieën persoonsgegevens die we van u verwerken. Wij verwerken deze gegevens wanneer wij onze diensten aan u leveren of u gebruikmaakt van onze website en/of de CoFleet applicatie. Ook informeren wij u hieronder over waarom wij deze gegevens verwerken en welke wettelijke rechten met betrekking tot deze gegevensverwerking u heeft. Zo snapt u precies hoe wij werken.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij kunnen onder meer de volgende gegevens van u verwerken:

Naam;
Adresgegevens, waaronder adres, postcode en woonplaats;
Contactgegevens, waaronder telefoonnummer en e-mailadres;
Geslacht;
Geboortedatum;
Bankrekeningnummer en/of creditcardgegevens;
Rijbewijsgegevens;
Gebruikersnaam en wachtwoord van uw CoFleet-account;
Voertuiggegevens, waaronder locatiegegevens (via een GPS-tracking bij gebruik van een door CoFleet beschikbaar gesteld voertuig), kilometerstand, brandstoftankvolumes en gegevens met betrekking tot boetes of een ongeval.

Grondslagen voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend als daar een wettelijke grondslag voor bestaat op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De verwerking van persoonsgegevens door CoFleet is gebaseerd op de volgende grondslagen:

1. Uitvoeren van overeenkomsten (artikel 6 lid 1 onder b AVG)

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken om de overeenkomst die wij met u hebben gesloten, uit te kunnen voeren of op uw verzoek voorbereidende handelingen te verrichten voorafgaand aan het aangaan van de overeenkomst (bijvoorbeeld bij het reserveren van een voertuig).

2. Toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG)

Ook kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken indien en voor zover u daar toestemming voor hebt gegeven. Bijvoorbeeld voor het versturen van onze nieuwsbrieven. Het is altijd mogelijk om uw toestemming in te trekken.

3. Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG)

Eveneens kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken indien en voor zover wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben, bijvoorbeeld om klanten te werven en relaties te onderhouden.

4. Voldoen aan wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG)

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken indien en voor zover dit noodzakelijk is voor de nakoming van wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht, de Invorderingswet 1990, de Wet Arbeid Vreemdelingen en de Wet op de Identificatieplicht

Doeleinden van de gegevensverwerking

Wanneer u gebruik wilt maken van onze diensten, vragen wij u om uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Zonder deze gegevens kunnen wij onze diensten namelijk niet verlenen. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens onder meer voor de volgende doeleinden verwerken:

De totstandkoming en uitvoering van overeenkomst(en) met u;
Het aanmaken en onderhouden van een account op onze website of de CoFleet applicatie;
Het beschikbaar stellen van een voertuig voor het gebruik gedurende een bepaalde periode vanaf een vastgelegd tijdstip en een vastgelegde locatie;
Het kunnen valideren van uw identiteit en rijbewijs;
Het afhandelen van betalingen;
Het telefonisch of per e-mail contact met u kunnen opnemen met betrekking tot de dienstverlening (klantenservice);
Het bieden van een betere gebruikerservaring via onze website of de CoFleet applicatie door uw gedrag op de website of bij gebruikmaking van de CoFleet app te analyseren;
Het verrichten van noodzakelijke handelingen ingeval van schade of ongeval aan een voertuig, zoals het behandelen van claims en het verlenen van klantenservice;
Het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen;
Het kunnen optimaliseren van onze dienstverlening;
Voor marketing- en reclame, zoals het versturen van nieuwsbrieven. Ontvangt u liever geen nieuwsbrief meer? Door te klikken op ‘afmelden’ onderaan de e-mail of door ons te mailen op support@cofleet.nl kunt u zich afmelden.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, worden in beginsel niet aan derden verstrekt. Wij zullen uw persoonsgegevens slechts aan derden verstrekken met wie wij samenwerken en wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met u. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan derden die ICT-diensten aan ons verlenen. Derden die uw persoonsgegevens ontvangen zullen deze enkel mogen gebruiken ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst en mogen deze niet verder verspreiden. Met derden aan wie wij persoonsgegevens verstrekken, maken wij goede afspraken over hun verplichtingen en bevoegdheden aanzien van de persoonsgegevens. Indien nodig zullen wij verwerkersovereenkomsten met deze derden sluiten ter waarborging van het niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan een derden, zoals de Belastingdienst, een toezichthoudende autoriteit of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.

De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, worden in beginsel niet verstrekt aan derden die zich bevinden buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien wij uw persoonsgegevens toch verstrekken aan een derde die zich bevindt buiten de EER doen wij dit slechts wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met u. De gegevensverstrekking zal in zulks geval zijn gebaseerd op een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Indien er geen adequaatheidsbesluit bestaat voor het betreffende land, zal de verstrekking plaatsvinden op basis van passende waarborgen in de zin van artikel 46 AVG.

Beveiligingsmaatregelen

CoFleet heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonsgegevens zoveel mogelijk te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, onrechtmatige toegang of ongeoorloofde verwerking. CoFleet doet dit onder meer door het treffen van administratieve, fysieke en technologische maatregelen. Gedacht kan bijvoorbeeld worden aan fysieke (toegangs)beveiliging en het gebruik van wachtwoorden. Bovendien worden uw persoonsgegevens opgeslagen op eigen beveiligde servers van CoFleet of die van een derde. Deze maatregelen worden regelmatig getoetst op kwetsbaarheden door professionele derden en worden indien nodig aangevuld of aangescherpt.

Onze werknemers zijn daarnaast verplicht om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren en zijn gebonden aan geheimhouding. Ook dienen zij zich te houden aan onze instructies die gericht zijn op de adequate bescherming van uw gegevens.

Voor meer informatie met betrekking tot de door ons getroffen beveiligingsmaatregelen, kan contact worden opgenomen met [Damian Matthew, via damian@cofleet.nl].

Hoe lang bewaart CoFleet uw persoonsgegevens?

CoFleet bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleneinden waarvoor deze worden verwerkt:

De bewaartermijn voor onze administratie is zeven (7) jaar, overeenkomstig de wet- en regelgeving in dit kader. Deze bewaartermijn gaat in nadat de overeenkomst met u is geëindigd;
Uw CoFleet-account wordt verwijderd wanneer u deze gedurende vijf (5) jaar niet hebt gebruikt om een voertuig te huren;
Gegevens voor marketingactiviteiten worden maximaal vijf (5) jaar bewaard, nadat er contact is geweest in het kader van het aanbieden van producten of diensten.

Cookies

Wij verwerken ook gegevens van u, die u indirect aan ons verstrekt. Onze website maakt namelijk gebruik van cookies voor functionele [, analytische] [en marketing] doeleinden. De functionele cookies zijn noodzakelijk voor het gebruik van de website. Het gaat om de volgende gegevens:

Google Tag Manager;
Google Analytics;
Google Maps;
Google Web Font

[De gegevens uit de analytische en marketing cookies worden niet gekoppeld aan overige gegevens. Wij verwijzen naar ons cookie statement voor meer informatie over cookies. De juridische grondslag van deze verwerking is toestemming. Deze kunt u geven door op ‘akkoord’ te klikken in de cookiebanner op de website (artikel 6 lid 1 sub a AVG).]

Rechten van betrokkenen

Als u wilt weten of CoFleet persoonsgegevens van u verwerkt en zo ja welke persoonsgegevens dit zijn, kunt u hiervoor bij CoFleet een inzageverzoek indienen (artikel 15 AVG). Op grond van de AVG heeft u bovendien het recht:

Om uw persoonsgegevens te corrigeren of verwijderen (artikelen 16 en 17 AVG);
Om uw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken (artikel 7 lid 3 AVG);
Om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door CoFleet (artikel 21 AVG);
Op gegevensportabiliteit (artikel 20 AVG). Gegevensportabiliteit betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij in elektronische vorm van u hebben, naar u, of een andere door u genoemde organisatie, te sturen.

Mocht u van oordeel zijn dat wij uw persoonsgegevens op onzorgvuldige of onrechtmatige wijze verwerken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) en een klacht indienen. Wij hopen uiteraard dat u zich eerst tot ons zal wenden, zodat wij een en ander zo goed mogelijk onderling kunnen oplossen.

Contactgegevens

We controleren regelmatig of we aan deze privacyverklaring voldoen. Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen:

BestelRent B.V. h.o.d.n. CoFleet

Ijsselweg 49

7061 XV Terborg

KvK.: 09195012

BTW.: NL820565581B01

Tel: 0315-683805

E-mail: Support@cofleet.nl

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. De meest actuele privacyverklaring kunt u vinden op onze website:

www.cofleet.nl

Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 31 Oktober 2023.